A tecnologia vem transformando profundamente a relação entre as empresas e o Fisco. Se no passado, as fiscalizações eram realizadas por amostragem, visitas presenciais e análise de documentos físicos, atualmente, elas são automáticas, digitais e em tempo real. Tudo é conferido por cruzamento de dados, e qualquer tipo de erro ou informação inconsistente pode ocasionar multas, autuações e bloqueios.
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Em um cenário no qual a fiscalização digital está cada vez mais rigorosa, o empresário que não mantém seu sistema de gestão atualizado está, na prática, se expondo a sérios riscos. Dados fiscais mal preenchidos, documentos não enviados ou inconsistências em XMLs podem acabar comprometendo a saúde financeira do negócio.
No conteúdo de hoje, a Sistech irá te mostrar como funciona essa nova era da fiscalização, o que é exigido das empresas e, sobretudo, como utilizar o sistema de gestão, como o ClippPro, como uma ferramenta valiosa para se proteger, proporcionar conformidade e evitar dores de cabeça com o Fisco.
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A fiscalização digital: como ela funciona
A fiscalização digital é realizada através do cruzamento de dados eletrônicos, que são enviados periodicamente pelas empresas aos órgãos fiscalizadores. Isso significa que o governo não precisa mais ir até sua organização. Ele verifica tudo de forma remota, analisando documentos fiscais, declarações e registros.
Os principais instrumentos utilizados são:
- SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): Plataforma que centraliza informações contábeis e fiscais, incluindo SPED Fiscal, SPED Contribuições e SPED Contábil.
- XML das notas fiscais (NF-e e NFC-e): Arquivos digitais que possuem todas as informações da nota. Eles devem estar organizados, armazenados e enviados corretamente ao profissional contábil e à Receita.
- NCM, CEST, CFOP e demais códigos fiscais: Esses códigos classificam corretamente as mercadorias e operações. Um erro aqui pode ocasionar diferença de impostos e penalidades.
- Manifesto do destinatário (MDF-e) e demais documentos eletrônicos, dependendo da operação.
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Como o uso correto do sistema protege sua empresa
O sistema de gestão não é somente uma ferramenta para emissão de notas, ele é, na prática, um escudo contra a fiscalização digital, desde que seja bem alimentado e configurado.
Veja como o ClippPro, aliado a boas práticas, auxilia sua empresa a se proteger:
Cadastro fiscal correto dos produtos
O sistema possibilita o preenchimento e controle dos dados fiscais cruciais:
- NCM: Código que classifica mercadorias nacional e internacionalmente;
- CEST: Utilizado para operações com substituição tributária;
- CFOP: Identifica o tipo de operação (venda, devolução, transferência, etc.).
Com o cadastro correto, o risco de erros fiscais cai drasticamente.
Armazenamento e envio automático dos XMLs
O ClippPro facilita a geração, organização e envio dos XMLs para o profissional contábil e para os órgãos fiscais. Contar com todos esses arquivos organizados é uma obrigação e uma defesa da empresa.
Entrada correta das notas de compra
Quando você dá entrada nas notas pelo Manifesto Eletrônico, o sistema atualiza o estoque, financeiro e registros fiscais de forma automática, proporcionando que tudo esteja correto para apuração dos tributos.
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O que o empresário precisa fazer na prática?
Ter um sistema eficiente como o ClippPro é um grande passo. No entanto, o sucesso depende da junção da tecnologia, processos bem definidos e disciplina na operação.
Abaixo, está o que você precisa fazer:
- Manter os cadastros fiscais sempre atualizados (NCM, CEST, CFOP);
- Dar entrada correta nas notas fiscais de compra;
- Emitir notas de venda com conferência dos dados fiscais;
- Armazenar e enviar os XMLs corretamente ao contador;
- Utilizar o sistema não apenas para nota, mas para controle completo de estoque e financeiro.
Se tudo isso parece muito, lembre-se que a Sistech também disponibiliza soluções como o SAE Essencial, que cuida de todo o operacional do sistema, e o SAE 360, que organiza os dados financeiros e fiscais, proporcionando que sua empresa esteja sempre pronta para qualquer fiscalização.
